Een webinar is niet een halfbakken congres. Een webinar is echt een serieuze vorm van informeren en communiceren; online en dus niet in een zaal met een podium, maar zeker zo waardevol; met veel interactie, met één of meer sprekers, met discussie.
Webinars
Wat is het?
Een vervanging voor de bekende congressen en seminars maar dan online?
Soms, maar het is vooral een andere manier van communiceren en informeren, een interactieve meeting via internet.
Hoe ziet het er uit?
net als bij congressen en seminars, zijn er webinars in alle soorten en maten.
Soms gaat het om één spreker die een verhaal doet, of zijn er toch meerdere korte inleiders.
Soms gaat het om een duo dat meer in interactie presenteert, soms is het een interview/debat met meerdere deelnemers.
Voor wie?
Eigenlijk is alles mogelijk. Soms gaat het om een webinar voor klanten/relaties, en soms is het onderdeel van een bijeenkomst met personeel (centraal of juist decentraal), van een vergadering of conferentie.
Waarom?
Het kan gaan om kennis/informatie of inspiratie. Soms is een webinar meer een onderdeel van een grotere event, en dient het als aftrap of als onderbreking in een programma. De toon kan serieuzer en inhoudelijk zijn maar ook luchtiger. En kwestie dus van overleg en keuzes maken.
Wat zijn de voordelen?
Praktisch gezien: minder reistijd en reiskosten, iedereen op tijd.
Kosten: de grote kostenposten (locatie, catering, techniek) vallen grotendeels weg.
Organisatie: op kortere termijn te organiseren, programma is flexibel.
Betrokkenheid: vragen, discussie, interactie, stellingen en stemmingen zijn mogelijk.
Programma: inspelend op actualiteit. Webinar kan worden ingepast in een groter programma met activiteiten ter plekke; denk aan team building activiteiten.
Hoe werkt een webinar praktisch?
Sprekers kunnen op 1 locatie zijn, maar ook op verschillende locaties. Deelnemers kunnen ook op 1 locatie zijn verzameld maar ook gespreid deelnemen, bijvoorbeeld in de verschillende vestigingen van een onderneming. Soms nemen mensen deel vanuit hun huis/thuiswerkplek.
De tijdsduur is korter natuurlijk dan bij gewone congressen in een zaal. Vaak is het onderwerp wat beperkter en afgebakend. De presentatie en het verhaal zijn aangepast aan de setting: online, afstand.
De voorbereiding vraagt veel, maar dat is bij een congres of seminar niet anders. Geen zaal, catering, belichting, geluid, parkeren etc. Maar wel: perfecte techniek (hardware en software) , goede registratie en bevestiging van deelnemers, een duidelijk programma, (technische) ondersteuning tijdens het webinar, goede nazorg en informatie achteraf.
Inhoudelijke voorbereiding is essentieel: duidelijke onderwerpen en thema’s, overeenstemming over het doel, bondige presentaties met een heldere opbouw, met een rode draad.
Wat doe ik?
Op alle punten kan ik ondersteunen, en eventueel andere partners inschakelen (bijvoorbeeld voor alle techniek). Samen hebben we de ervaring, de kennis, de contacten. Samen kennen we de draaiboekjes, de checklists, de valkuilen. En vooral hebben we de wil om er een succes van te maken.
De voordelen zijn helder zoals minder reistijd, lagere kosten t.o.v. een gewoon congres of seminar, op korte termijn te organiseren, op één of juist meer locaties. Ook een webinar zorgt voor die zo vaak genoemde verbinding tussen mensen, voor betrokkenheid.