Onderhandelen doen we allemaal elke dag, in allerlei situaties over allerlei onderwerpen. Vaak zijn we het ons niet eens bewust, noemen we het ook niet zo. Soms wordt onderhandelen een hele serieuze zaak, een zaak van leven en dood. Sinds de oorlog in Oekraïne startte, wordt al gesproken over de  mogelijkheid van onderhandelen. Reden om nog eens wat aandachtspunten en spelregels op een rij te zetten.

Gelijk en ongelijk
Een principiële discussie kan nut hebben al is het maar om posities af te bakenen en intenties duidelijk te maken, maar er is een grens. Discussies over gelijk en ongelijk, over schuld en onschuld, kunnen van belang zijn in de concrete afspraken, in de balans tussen geven en nemen, maar kunnen ook blokkerend werken. Partijen kunnen allebei  denken dat ze het gelijk aan hun kant hebben,  maar het op voorhand claimen van het ultieme morele gelijk (en dus impliciet een veroordeling van de ander) maakt de ruimte voor de ander wel erg klein; de andere partij zal dus mogelijkheden zoeken om die ruimte weer te vergroten.

Timing
De timing van onderhandelingen is belangrijk. Is het meer een open en verkennend gesprek, een kennismaking,  een symbool van enige bereidheid tot/interesse in een contact ? is het doel om een basis te leggen voor de “echte” onderhandelingen, denk aan afspraken over locatie, eerste agenda, randvoorwaarden. In geval van gewapend conflict : is het een gesprek  om tot een kort bestand te komen, een corridor te bieden voor vertrek van burgers en gewonden, een volledige wapenstilstand.

Inleven
Het wordt vaak geadviseerd maar even zo vaak tevergeefs : verdiep je in de ander. Dat kan ver gaan. Wat is het verhaal van de andere partij ? hoe kijken ze naar de wereld, naar zichzelf , en naar dit conflict ? Wat waren/zijn de overwegingen, doelen, verwachtingen van de andere partij bij aangaan van een conflict ? Waar staan ze nu ? Hoe percipiëren zij de actuele situatie ? Hoe kijkt de ander naar mij ? Welke overwegingen zijn er nu om te willen onderhandelen, zijn die serieus ? Wil de ander tot overeenstemming komen  in grote stappen, of via een lange weg met veel kleine stapjes en intermezzo’s ?
Wat nog al eens wordt vergeten is om vergelijkbare vragen aan jezelf te stellen, om je in jezelf te verdiepen.  Dat kan een onderhandeling lastig maken, leiden tot ontsporingen, tot onbegrip. Slechte voorbereiding  en gebrekkige zelfkennis wreken zich tijdens de onderhandeling.

Flexibiliteit.
Standvastigheid is mooi, starheid vrij lastig. Star vasthouden aan keuzes is vaak eerder een signaal van onzekerheid. Als er sprake is van overtuiging, van een heldere kijk op uiteindelijke doelen etc.
dan is er juist ruimte voor flexibiliteit. Het doel blijft (min of meer) overeind, maar in de middelen kan je variëren. Geen alles of niets keuzes, maar ruimte voor telkens overwegen van alternatieven en voor inschatting van impact van jouw keuzes en voorstellen, de reacties daarop van de andere partij.

Toon en stijl
Vaak wordt gekozen voor één dominante toon/stijl; altijd assertief, initiërend of juist volgend, agerend of reagerend, scherpe bewoordingen of omfloerst. Het is goed om hierin te kunnen variëren.
Het is verleidelijk om de ander eens flink weg te zetten, te demoniseren. Dat geeft misschien even een goed gevoel, maar lost vaak niet echt iets op. Vaak wordt zo’n dialoog erg persoonlijk en raken verhoudingen beschadigd.
Woordkeuze bepaalt veel. Er zijn woorden en kwalificaties die voor sommige deelnemers  diep beledigend en confronterend zijn. En er zijn andere termen die worden gezien als blijk van begrip en van enig vertrouwen.  Alweer een kwestie van doseren en variatie. Het kan nuttig zijn om in je bewoordingen wel scherp en helder te zijn (soms ook niet trouwens); dan weten we met zijn allen waar we aan toe zijn.  Maar praten in wat diplomatiekere termen heeft zeker zo zijn nut, we noemen dat constructieve ambiguïteit. Dat oogt wat slap en vaag misschien, maar komt het proces vaak ten goede.

De voorbereiding
Onderhandelingen worden vaak slecht voorbereid. Deelnemers leunen, ten onrechte, op hun routine en vaardigheden en hebben de overwinning al bijna in hun zak.
Het klinkt gek, maar vaak is niet echt helder waar het over/om gaat. Doelen en verwachtingen zijn niet duidelijk voor partijen zelf, en vaak ook voor de andere partij(en). Dan wordt een gesprek een merkwaardige rituele show, misschien functioneel  vanuit bepaalde optiek, maar het is glad ijs. De inzet van de onderhandeling is niet helder. Wat wil je bereiken, en hoe ? Waar ligt hier het minimum ? Wat ben je bereid maximaal “weg te geven” ? Wat zijn de alternatieven als de onderhandelingen (tijdelijk of structureel) vastlopen ? Welke opties bestaan er dan ? een vraag voor beide partijen.

Wat is er nodig ?
. Kennis  over partijen, belangen, de setting, mogelijke oplossingen, verwachtingen en doelen etc.
. Een onderhandelingsteam met spreiding in kennis, met een afbakening van ieders rol en positie
. Afspraken over tactiek, over het bewust creëren van bepaalde situaties, over het regisseren van een gesprek
. Een plan, een (tijds) planning
. Altijd een uitweg (of meer dan 1)
. Een goede voorbereiding (in lijn met eerder genoemde overwegingen) over inhoud, over personen, over de vragen/issues die op tafel moeten komen
. Afspraken over communicatie binnen eigen team, met het andere team, met overige stakeholders, met de buitenwereld
. Stille diplomatie, informele contacten binnen andere team of via derde partij
. Wenselijkheid van andere partijen aan tafel  (of in de achterkamer): specialisten, opinion leaders, bruggenbouwers, liaisons, informele contacten  aan andere zijde
. Regel expliciet de verschillende rollen : gastheer, facilitator, voorzitter….

De setting
Dat klinkt erg praktisch, maar toch. Het moet allemaal wel kloppen. Soms wordt hier een imponerende show van gemaakt. Macron heeft daar een handje van.  In de USA zijn veel onderhandelingen door verschillende presidenten gevoerd in Camp David, een vrij bescheiden optrekje, maar ook The White House doet het goed voor ontvangsten en kleinere meetings. Reagan en Gorbatsjov zochten ooit hun heil in Reykjavik, een locatie op neutraal terrein. Kort geleden kwamen de ministers van buitenlandse zaken van Oekraine en Rusland bij elkaar (Kubela en Lavrov) in Antalya, een versterking van het imago van Turkije. Bereikbaarheid en veiligheid zijn issues, het land in kwestie moet aanvaardbaar zijn voor beiden, een zekere mate van neutraliteit dus. Vertrouwelijkheid moet zijn gewaarborgd. De locatie moet enige uitstraling hebben, passend bij gezelschap en onderwerp.  De onderhandelingsruimte moet kloppen qua formaat, qua indeling, plaatsing van alle personen. Partijen moeten volstrekt gelijkwaardig worden behandeld, geen bovenliggende of onderliggende partij. Er moet gelegenheid zijn voor klein beraad en wandelganggesprekken. En tot slot, de juiste mensen moeten aan tafel zitten, van het juiste niveau, van lagere ambtenaar tot het niveau van president.

Eerder op 14 maart verscheen deel 1  over onderhandelen: de regels van het spel.

Hans Groenhuijsen, 16 maart 2022.

. Eerdere blogs in https://www.hansgroenhuijsen.nl/category/4fields/strategieen/ over  de oorlog in de Oekraïne; en over scenario’s, dilemma’s, strategie.
 Zie o.a.
  https://www.hansgroenhuijsen.nl/4-fields/scenarios-in-verleden-en-toekomst
  https://www.hansgroenhuijsen.nl/4fields/het-prisoners-dilemma-de-leugen-van-de-winwin/  
  https://www.hansgroenhuijsen.nl/4-fields/verleden-rechtvaardigt/

. Alle artikelen en blogs , zie: https://www.hansgroenhuijsen.nl/4-fields/

. Wil je in het vervolg wekelijks mijn blog ontvangen ? Meld je aan  via “aanvraag artikelen” op
   https://www.hansgroenhuijsen.nl/inschrijven-kennisblogs/

. ©alle rechten voorbehouden Hans Groenhuijsen, 2022.

T                06-52 58 95 85
M              hans@hansgroenhuijsen.nl
I                 https://www.hansgroenhuijsen.nl
Link           https://www.linkedin.com/in/4fieldshansgroenhuijsen/