In de zoektocht naar informatie is een aantal valkuilen overbekend en toch raakt het in die valkuilen regelmatig overbevolkt met mensen die er toch weer in zijn geduveld.

Het is heel basic maar begin met je af te vragen welke informatie relevant is en ga niet die informatie verzamelen die maar toevallig (makkelijk) voor handen is. Daarbij is het vervolgens van belang om alert te blijven op overbodige informatie. Waarborg in procedures, in werkwijze en benadering, dat dergelijke overbodige info herkend wordt en naar de prullenbak gaat.
Als duidelijk is, wat relevante info is, kijk dan vervolgens wat beschikbaar is, wat dan nog ontbreekt en hoe die ontbrekende info alsnog te vergaren. En dan iets dat veel mensen moeite kost (misschien ook omdat veel mensen er niet de kwaliteit en/of de guts voor hebben); durf aannames te doen vanuit je kennis en intuïtie. Aannames die aan kracht en impact winnen als ze door meerdere mensen worden herkend en gedragen. Natuurlijk vereist dit ook een omgeving die aannames accepteert, de mensen achter die aannames vertrouwt en niet gelijk de aanname in twijfel trekt omdat het niet hard en onomstotelijk is bewezen (doe nog eens een business case).

Waarom gaat het dan zo vaak fout ?
Het is niet duidelijk waarvoor men informatie zoekt dus is ook niet aan te duiden wat relevant is en wat niet. Er wordt maar lukraak informatie verzameld, waarbij het proces van verzamelen en bewerken en vervolgens het verbinden van conclusies een volstrekt ritueel is, geheel of grotendeel los van “the issue at stake” en de uiteindelijke besluitvorming. Een leuke bezigheidstherapie voor stafmedewerkers, consultants(?) en managers zelf.

Het proces van informatieverzameling is een soort schaamlap. Een proces dat eindeloos kan worden gerekt om maar geen besluit te hoeven nemen: managers die eindeloos blijven hangen in informatieverzameling onder het motto ”wat zijn we toch lekker gedegen bezig, wat betrekken we toch veel info en veel mensen in het proces”; dezelfde managers die met al die info (waarvan dus een groot deel ook irrelevant is) uiteindelijk niets doen, het met een groots gebaar terzijde schuiven en de knoop doorhakken onder het motto: “genoeg papierwerk, het wordt tijd voor de echte manager/leider om eens te beslissen”.

Tijd om ook dit probleem eens schematisch neer te zetten.
De ene dimensie betreft de informatie welke of relevant of irrelevant is.
De andere dimensie betreft de mate van aandacht die aan een bepaald type informatie wordt gegeven.

Red tape verwijst naar situaties waarin excessieve, volstrekt overbodige rituele regels worden gemaakt en toegepast, die daadwerkelijke actie in ernstige mate hinderen c.q. leiden tot actie-vermijding. Red tape info is dan de informatie die binnen zo’n constellatie wordt gegenereerd en rondgepompt. Het gaat om volstrekt irrelevante informatie die (gelukkig) weinig aandacht verdient en krijgt.

Cassandra-informatie is waardevol, relevant maar krijgt niet de aandacht die het verdient. De naam Cassandra verwijst naar een Griekse schoonheid, de dochter van Priamos (koning van Troje). Apollo gaf haar voorspellende gaven in ruil voor het delen van het bed. Cassandra weigerde dat laatste en Apollo strafte haar met een gemene beperking: ze kon nog steeds voorspellen, maar niemand zou haar nog geloven. De inhoud van haar voorspellingen was dus uitermate relevant maar niemand schonk er nog aandacht aan.
Met het tegenovergestelde hebben we overigens ook veel te maken. Er zijn allerlei types die ten onrechte zeggen dat ze kunnen voorspellen, telkens er blijk van geven dat ze dat niet kunnen, maar toch keer op keer worden geloofd en vertrouwd. De soms gruwelijke waarheid van Cassandra ontkennen we maar al te graag terwijl de we ogenschijnlijk zo mooie voorspellingen en kletsverhalen van politici, beursgoeroes en ander volk, zelfs tegen beter weten in, maar al te graag geloven.

Waar geven we dan veel aandacht aan ? Helaas dus voor een belangrijk deel aan die informatie die nauwelijks relevantie heeft, en dus alleen maar afleidt en verwarring tot gevolg heeft.

En tot slot, er wordt natuurlijk ook veel aandacht gegeven aan zinvolle informatie welke wel relevant is en er toe doet; we zijn ook niet helemaal gek met z’n allen.

 

 

Hans Groenhuijsen, 2010.