We kennen de terminologie wel: urgent, spoed, a.s.a.p. (as soon as possible). En we markeren er maar op los met markeerstiften, post-its, stickers met daarop ook weer “spoed” of “heden”.
En heel veel dingen zijn belangrijk, echt of alleen maar in onze fantasie.

Regelmatig ontstaat er wat verwarring. Soms denken mensen dat iets dat belangrijk is per definitie urgent is; het tegendeel is vaak het geval. En vaak krijgt iets dat urgent is, het predicaat “belangrijk” terwijl het om iets simpels en routinematigs gaat dat gewoon even moet worden afgehandeld.

Het komt nogal eens voor dat we onze toevlucht nemen tot de dagelijks dingetjes, die lekker urgente dingen. Dat kan verschillende redenen hebben. De baas geeft opdracht daartoe (en denkt dus waarschijnlijk ook niet verder dan zijn neus lang is). We vinden het vaak wel comfortabel om urgente routineklussen te doen: lekker simpel, op de automatische piloot, en je kan fijn je “things to do” lijstje afvinken, doorkrassen, “tick the box” doen.

Tegelijk zijn we vaak wat allergisch voor die termen “urgent” en “belangrijk” (of zijn we gewoon allergisch voor welke opdracht dan ook). Als iemand roept “dat is urgent” dan is de reactie toch een beetje : dat zullen we nog wel eens zien, morgen is er weer een dag, andere prioriteiten…., onderop de stapel.

En als iemand roept dat iets echt belangrijk is, dan kan je wachten op enkele schampere opmerkingen zoals: wie zegt dat? natuurlijk joh, lekker belangrijk, maak je niet druk…, dat zei je de vorige keer ook al.

Gedoe dus met dat urgente en belangrijke, maar het is wel belangrijk, pardon urgent, om het onderscheid goed te maken.

Het is dan uiteraard nodig om van geval tot geval te wegen: de zwaarte van een klus/vraag/probleem, de relevantie van een oplossing (en het feit dat er uberhaupt een oplossing komt), de daarbij vereiste middelen (mensen, geld), de vraag wat de risico’s en consequenties zijn van een bepaalde oplossing en vooral van “niets doen” (die altijd lastige vraag: what if not…..), de alternatieve aanwending van die middelen etc.

Goede managers, bestuurders en toezichthouders zijn hiertoe in staat. Ze plakken niet lukraak etiketjes met daarop “urgent” of “belangrijk”, maar kunnen haarfijn het essentiele onderscheid maken en zich er naar gedragen.

Lekker belangrijk dus.

juni 2017.